O termo “certificado digital” ganhou popularidade recentemente, adotado em páginas de empresas públicas e privadas. O que causa dúvidas nos usuários que não estão familiarizados com o termo, e não sabem como funciona. Acompanhe a leitura para entender de uma vez por todas o que é o certificado digital, e quais são os benefícios oferecidos pela ferramenta.
O que é um Certificado Digital e para que serve?
O Certificado Digital é um tipo de identidade eletrônica utilizada por pessoa jurídica ou física. É utilizado, principalmente, para assinar documentos a distância, com o mesmo valor jurídico da assinatura feita a próprio punho e reconhecida em cartório. Afinal, o mundo está se digitalizando cada vez mais, e temos que nos adaptar a essas mudanças, levando coisas comuns do dia a dia para as telas.
Essa ferramenta permite uma maior praticidade. Não é um recurso novo, mas tem ficado cada vez mais popular nos últimos meses. Com ele, não é necessário dispor de documentações pessoais ou da empresa para realizar certas atividades mais burocráticas na internet.
Além disso, também dispensa a necessidade de baixar e imprimir diversos arquivos para assiná-los e enviá-los escaneados para outra pessoa ou instituição. Dessa forma, na prática, o recurso permite que documentos digitais permaneçam no ambiente virtual. O que reduz a burocracia e aumenta a proteção de dados.
Trata-se de uma ferramenta dotada de mecanismos de segurança. Alguns serviços da Receita Federal, por exemplo, demandam que os usuários tenham a certificação digital instalada.
Tipos de certificado digital
Existem diferentes tipos de certificados digitais, cada um com suas características e finalidades específicas. Acompanhe:
e-CPF
O certificado digital mais comum é o e-CPF (Certificado de Pessoa Física), que é utilizado para assinar documentos eletrônicos com validade jurídica, acessar serviços online do governo, realizar transações bancárias, entre outros. Em algumas localidades, ele pode ser exigido para a abertura de empresas.
e-CNPJ
O e-CNPJ, como o próprio nome sugere, é o Certificado de Pessoa Jurídica, e é utilizado pelas empresas. Ele também pode ser usado para assinar documentos eletrônicos, acessar serviços online de órgãos públicos como a Receita Federal, Prefeitura e órgãos estaduais, emitir notas fiscais eletrônicas e realizar transações bancárias.
Também existem certificados digitais específicos para profissionais da área da saúde, advogados, contadores, entre outros.
Quais são suas vantagens?
Confira as principais vantagens de contar com um certificado digital:
- Redução da burocracia. Ele acelera o processo de assinatura de documentos, fazendo com que encontros presenciais para essa finalidade não sejam necessários;
- Possibilidade de assinar documentos de qualquer lugar;
- Validade jurídica igual ao CPF ou CNPJ;
- Segurança. É quase impossível fraudar um certificado digital;
- Praticidade e economia, já que ocorre a redução do volume de papel;
- Agilidade na assinatura de documentos;
- Possibilidade de utilizar facilidades online de diversas empresas e órgãos públicos, como declaração de Imposto de Renda Online;
Quem precisa ter um certificado digital?
Para pessoas físicas, o certificado digital costuma ser utilizado por profissionais que precisam assinar documentos eletrônicos com validade jurídica, como médicos, advogados, contadores, etc. E, além disso, o certificado digital é obrigatório para poder ter acesso a alguns serviços online do governo, como a declaração do Imposto de Renda, por exemplo.
Já para as empresas, o certificado digital também é obrigatório em algumas situações. Todas as empresas que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e) precisam ter um certificado digital e-CNPJ. Ele também é utilizado para acessar serviços online da Receita Federal, como a entrega de declarações e o acesso ao e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte).
Empresas que optam pelo regime tributário Lucro Real também possuem a obrigação de ter o certificado digital. Afinal, o seu uso é necessário para a transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD) e da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Quanto custa um certificado digital?
O custo de um certificado digital varia dependendo da Autoridade Certificadora (AC) escolhida, do tipo de certificado e também de sua validade. Normalmente, os certificados digitais têm uma validade de 1 a 3 anos.
O seu preço, para pessoas físicas, costuma variar entre R$100 a R$300. Já para as empresas, os preços podem variar entre R$170 a R$600. Mas é claro que esses valores são apenas uma estimativa, e além disso, podem haver taxas adicionais, como a taxa de atendimento presencial, caso necessário.
Para ter uma ideia melhor, é recomendado fazer uma pesquisa e comparar os preços das diferentes ACs. É importante fazer a comparação antes da escolha, para garantir um bom custo-benefício. Considere, também, a reputação e a confiabilidade da AC, para garantir a qualidade do certificado e evitar problemas.
Como obter o certificado digital? Passo a passo
Confira o passo a passo para obter o certificado digital:
- Escolha uma boa Autoridade Certificadora. Faça um comparativo, e opte pela AC que tenha o melhor custo-benefício e que melhor atenda suas demandas.
- Solicite o Certificado Digital. Solicite no site da Autoridade Certificadora de sua escolha a emissão de seu Certificado Digital de pessoa física ou jurídica. Logo, a AC informará sobre os custos do certificado e as formas de pagamento, além das documentações necessárias para a emissão.
- Agende dia e horário para validação dos dados. É necessário que o solicitante vá pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) da Autoridade Certificadora escolhida. A finalidade é validar os dados preenchidos na solicitação, levando os documentos necessários. Algumas ACs podem disponibilizar a opção de videoconferência.
- Pegue o seu certificado digital. Após a verificação dos documentos e a confirmação de sua identidade no AR, o certificado estará pronto nos seguintes casos: certificado tipo A1, e certificado tipo A3.
Como fazer a renovação do certificado digital?
O processo de renovação é, na verdade, bem simples. Com a ajuda de videoconferência em alguns casos, o procedimento pode ser realizado 100% online, sem a necessidade de comparecer presencialmente aos órgãos responsáveis. Na maior parte das ACs, você precisa seguir apenas 4 passos:
- Conectar a mídia do certificado digital que você deseja renovar;
- Conferir os dados para ver se estão corretos;
- Efetuar o pagamento de renovação;
- Pronto! Agora é só emitir seu certificado com nova data de validade;
Porém, cada AC realiza seus processos de formas diferentes. Verifique como o processo de renovação é realizado na AC de sua escolha.
Conclusão
O Certificado Digital é um facilitador de diversas atividades dos profissionais e empresas, que atuam inclusive para o exterior. Portanto, garantir o seu certificado é garantir também segurança e praticidade, profissionalizando o seu trabalho, ou o seu negócio.
