Você já ouviu falar do Invoice? Trata-se de um documento importante para quem lida com o comércio exterior, seja a prestação de serviços ou a exportação de produtos. Acompanhe a leitura do artigo para entender melhor o que é o Invoice, e para que ele serve.
O que é e como funciona o Invoice?
O Invoice é um documento que conta com a descrição do produto vendido ou do serviço prestado, além do seu preço, quantidade e método de pagamento. E ele está presente em negociações internacionais, e deve sempre estar no idioma do país de origem. O Invoice formaliza e registra uma intenção de compra e venda.
Ou seja, ele é utilizado para caráter informativo, como uma proposta de negociação formalizada. Portanto, ele não conta com aspecto fiscal ou oficial, já que ele pode ser reprovado ou aprovado pelo importador. Funciona mais ou menos como um comunicado, e não uma ordem de cobrança.
Qual é a sua importância?
Mesmo com finalidades distintas, o documento possui a mesma relevância de uma nota fiscal! Pois ele regulamenta a operação, e comprova a realização de um acordo com a legislação vigente. Dessa forma, acaba por isentar a sua empresa de problemas com a fiscalização da Receita Federal.
Por isso, assegura que você não tenha problemas com a sonegação fiscal. Além disso, o preenchimento adequado do Invoice permite a isenção de alguns tributos municipais e estaduais, e um deles é o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), e também o Imposto sobre Serviços (ISS).
Quando for realizar qualquer negociação com outros países, sempre faça um Invoice, para deixar tudo formalizado e se livrar de algumas responsabilidades como o pagamento dos tributos mencionados acima. O Invoice garante a segurança tanto do vendedor quanto do comprador do produto ou serviço.
Quando o Invoice é usado?
O Invoice pode ser utilizado em várias situações que envolvam o comércio exterior. Como na compra e venda de produtos internacionais, por exemplo. Ele conta com todas as instruções necessárias para o desenvolvimento de uma fatura comercial definitiva.
Outra maneira de utilizar o Invoice é para reunir as informações necessárias para emitir uma carta de crédito ou gerar uma Licença de Importação prévia. Quando um cliente no exterior entra em contato com uma empresa para solicitar um orçamento, a plataforma Invoice é a melhor opção para ser utilizada.
Ela funciona como uma forma de comunicação antes da formalização de serviços, uma prática bastante comum entre prestadores de serviços, e entre negociações de vendas entre empresas e outros países.
A sua emissão apenas é obrigatória em alguns casos, mas é recomendável que o documento sempre seja emitido para garantir uma segurança maior nas negociações internacionais. Saiba agora em quais casos é necessário emitir o Invoice:
Emissão obrigatória
A emissão é obrigatória quando a operação é acima de 3 mil dólares, ou o equivalente em outras moedas. É preciso comprovar a transação comercial através de um documento fiscal.
Emissão opcional
As operações de até 3 mil dólares são opcionais quanto a emissão do documento. Nesse caso, a transação comercial não precisa ser comprovada através de um documento fiscal.
O que deve constar no documento?
O Invoice funciona como uma proposta de acordo, e por isso, é necessário que todas as informações importantes estejam presentes no documento. Entre elas, estão:
- data de emissão do documento;
- número do documento;
- nome e endereço completos do emissor e do destinatário;
- descrição completa das mercadorias ou dos serviços prestados;
- local do embarque e desembarque;
- tipo de transporte do produto alvo da operação comercial;
- pesos bruto e líquido, e quantidade;
- valor unitário, valor total e moeda;
- forma e canal de pagamento;
- assinatura do emissor do Invoice;
- condições e International Commercial Terms (Incoterms)
Como preencher?
O preenchimento do Invoice pode ser realizado de diversas formas, já que não existe um padrão único a ser utilizado. Você pode criar o modelo de Invoice da sua empresa, e também pode escolher um formulário pronto. Depende do que achar melhor.
A única exigência, como já dito acima, é o preenchimento adequado das informações importantes para o fechamento de um negócio, e o documento deve estar no idioma de origem do cliente, para facilitar a compreensão.
Lembre-se de gerar o documento em 3 vias iguais, e todas com a assinatura e carimbo do emissor.
Quem faz o Invoice?
A emissão do documento é realizada por quem vende o produto ou presta o serviço, para apresentar a sua proposta de negociação. Afinal, ele tem o objetivo de faturar com a negociação comercial. Dessa forma, os prestadores de serviço e profissionais que realizam exportação devem saber fazer esse procedimento.
Mas é importante saber que a emissão do documento muda conforme a região, tornando necessário se atentar para os seus detalhes, questionando diretamente na Prefeitura da sua cidade, ou realizando uma pesquisa na internet.
Quais são as taxas cobradas?
Todos os pagamentos contam com a cobrança do IOF (Imposto sobre Operações Financeiras), de 0,38% sobre o valor da nota. Em alguns casos, também pode haver a cobrança do Imposto de Renda. Porém, também há a isenção de ICMS e ISS.
Preenchendo o Invoice adequadamente, você evita qualquer problema com o Fisco, protegendo a sua empresa e aumentando a sua vantagem competitiva.
Como pagar o Invoice?
O pagamento do Invoice é realizado através de uma transferência internacional. O valor e os dados necessários para a transferência devem estar no documento, assim como o método de pagamento. Logo, você envia a quantia descrita para a conta do exterior.
Você pode realizar o pagamento de um Invoice através do transferbank, a melhor empresa quando se trata de transferências internacionais. Ela garante mais praticidade e economia, já que conta com as melhores taxas do país. O dinheiro cai na conta rápido, e você não tem nenhuma dor de cabeça durante o processo.
Como lançar Invoice na contabilidade?
Para ser formalizado, o Invoice deverá ser registrado nos lançamentos contábeis da sua empresa. Dessa forma, o principal aspecto a ser avaliado é o fechamento do câmbio. A cotação determina quanto vale a moeda de negociação em relação ao real, e geralmente é o dólar.
A conversão é realizada de acordo com o momento da venda da moeda estrangeira para a instituição bancária ou plataforma nacional de recebimento de valores, como o transferbank. Portanto, a variação cambial é considerada até o dia em que o valor do produto ou serviço é recebido.
O cálculo do faturamento avalia o preço da moeda no dia da negociação, e por esses pequenos detalhes, é essencial contar com o auxílio de uma contabilidade, para evitar erros e divergências nos dados.
Também é importante ressaltar que a emissão de notas fiscais para negócios internacionais é obrigatória, pois é ela quem realmente formaliza o acordo. O Invoice acompanha.
O que é Invoice Number?
O Invoice Number é um código numérico sequencial que possui a finalidade de identificar cada Invoice emitida pela empresa, o que é importantíssimo, já que o Invoice é um documento que pode livrar a empresa de problemas com a fiscalização da Receita Federal.
Como emitir nota de importação de serviços?
A nota fiscal para a importação pode ser emitida de forma direta através de sistemas de geração voltados ao comércio exterior. Normalmente, a forma de emissão varia de acordo com cada região, portanto, verifique qual é a maneira adequada de emitir a nota na cidade onde a sua empresa está sediada.
É importante lembrar que esse tipo de nota deve ser emitida antes da retirada da mercadoria no local de desembaraço.
Qual é a diferença da Proforma Invoice para a Commercial Invoice?
A Proforma Invoice, como explicado ao longo do conteúdo, funciona mais como um orçamento, já que não possui caráter fiscal ou tributário. É utilizada como uma forma de comunicação, como uma proposta de acordo. Já o Commercial Invoice consiste em um documento internacional que equivale a nota fiscal brasileira.
É o documento comercial utilizado para formalizar as negociações de compra entre empresas de diferentes países. Ele deve contar com informações sobre a pessoa ou instituição tomadora do serviço, além de detalhes sobre os serviços prestados e os valores pagos.
Dessa forma, o Commercial Invoice confirma que a exportação foi realizada. O Invoice deve ser emitido pelo exportador, e estar dentro da regulamentação de seu país.
Se você emitiu um Commercial Invoice ou Proforma Invoice, é porque irá receber pagamento de outros países. E é claro que, durante esse processo, você não quer passar por burocracia e dor de cabeça, não é mesmo? Portanto, você deve conhecer a melhor plataforma para a realização de transferências internacionais: o transferbank.
O transferbank te proporciona rapidez e praticidade no recebimento do seu dinheiro, além de economia, já que contamos com taxas justas e total transparência nas taxas cobradas. Para os prestadores de serviços, principalmente, é importantíssimo contar com uma boa parceria para receber valores internacionais da melhor forma.
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